Nhật Bản từ lâu đã trở thành điểm đến mơ ước của nhiều bạn trẻ Việt Nam nhờ nền giáo dục chất lượng, môi trường học tập hiện đại và cơ hội việc làm rộng mở sau khi tốt nghiệp. Tuy nhiên, để hiện thực hóa giấc mơ ấy, visa du học Nhật Bản chính là bước đầu tiên quan trọng nhất. Không chỉ là tấm vé nhập cảnh, visa còn thể hiện tư cách lưu trú hợp pháp trong suốt quá trình học tập tại Nhật.
Trong bài viết này, JobCircle Nippon sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình xin visa du học Nhật Bản từ A–Z, cập nhật mới nhất năm 2025, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, tránh sai sót và tăng tỉ lệ đậu ngay lần đầu.
1. Tổng quan về visa du học Nhật Bản
1.1 Visa du học Nhật Bản là gì?
Visa du học Nhật Bản là loại visa dành cho người nước ngoài nhập cảnh Nhật Bản với tư cách “du học sinh”, tức là xuất phát từ mục đích học tập tại các cơ sở giáo dục Nhật Bản như trường tiếng, trường chuyên môn (senmon), đại học hoặc cao học. Tư cách lưu trú này thường được cấp bởi cơ quan xuất nhập cảnh Nhật Bản sau khi trường hoặc đại diện hợp pháp nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE).
Thời hạn của visa du học thường từ 6 tháng đến 4 năm, tùy chương trình học và loại trường, người học phải xin gia hạn nếu học vượt quá thời gian ban đầu.
1.2 Lợi ích khi có visa du học Nhật
- Du học sinh được học tập hợp pháp tại Nhật, nhập học, tham dự các lớp, thi cử theo chương trình trường.
- Có thể xin phép làm thêm (ngoài giờ học) hợp pháp, thông thường tối đa 28 giờ/tuần trong kỳ học chính.
- Sau tốt nghiệp, nếu đáp ứng các điều kiện, có thể chuyển đổi sang visa lao động hoặc các tư cách khác để ở lại Nhật làm việc.
- Khi có visa hợp pháp và tuân thủ quy định, du học sinh vẫn được hưởng các quyền cơ bản như bảo hiểm y tế, quyền cư trú, quyền sinh sống hợp pháp.
1.3 Cập nhật tình hình du học & lao động Nhật 2024–2025
Theo Japan Student Services Organization (JASSO), tính đến ngày 1/5/2024, Nhật Bản có 336.708 du học sinh quốc tế ở các cơ sở giáo dục sau THPT (bao gồm trường tiếng, senmon, đại học, cao học…), tăng khoảng 20,6% so với năm trước.
Theo Study in Japan, trong đó, người đến từ Việt Nam là 40.323 du học sinh, tăng ~11% so với năm 2023.
Về lao động nước ngoài, theo dữ liệu của Ministry of Health, Labour and Welfare Nhật Bản, tính đến tháng 10/2024 có khoảng 2,3 triệu lao động nước ngoài tại Nhật, tăng 12,4% so với cùng kỳ năm trước.
Số liệu này phản ánh rõ bối cảnh thiếu lao động và mở cửa thị trường lao động Nhật, điều này cũng có ý nghĩa lớn đối với du học sinh quốc tế khi nghĩ đến “chuyển tiếp” từ học sang làm.
Như vậy, với người Việt đang cân nhắc du học Nhật, điều này cho thấy cơ hội khá rõ ràng: học tập + tạo nền tảng + tìm hướng “ở lại – làm việc” nếu muốn.
2. Điều kiện xin visa du học Nhật Bản
2.1 Điều kiện học tập
- Tối thiểu tốt nghiệp THPT hoặc tương đương.
- Có thư chấp nhận nhập học từ trường Nhật Bản (trường tiếng, senmon, đại học…) hoặc đang chuẩn bị hồ sơ này.
- Có kế hoạch học tập rõ ràng (study plan), ví dụ: học tiếng Nhật trước, rồi học chuyên môn; mục tiêu nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp…
- Năng lực tiếng Nhật (ở mức cơ bản) thường được yêu cầu; các trường tiếng trước hết yêu cầu JLPT N5 hoặc tương đương, sau đó khi lên senmon/đại học có thể cần JLPT N4/N3 hoặc TOEFL/IELTS nếu chương trình tiếng Anh.
2.2 Điều kiện tài chính
- Bạn và/hoặc người bảo lãnh cần chứng minh có khả năng chi trả học phí + sinh hoạt phí trong suốt khóa học.
- Thông thường, sổ tiết kiệm hoặc giấy tờ bảo lãnh tài chính (cha mẹ, người thân) được yêu cầu.
- Ở Việt Nam nhiều nơi tính tham chiếu là “≥ 500 triệu VND” sẵn trong tài khoản (hoặc tương đương ngoại tệ). Tuy nhiên mỗi trường + mỗi ĐSQ/ Lãnh sự có thể có yêu cầu khác nhau. (Bạn nên xác minh cụ thể với trường và ĐSQ Nhật tại Việt Nam).
2.3 Các loại trường và kỳ nhập học phổ biến
- Trường tiếng Nhật (Japanese language institute): có nhiều kỳ nhập học trong năm — thường là 1/4, 7/10 hoặc 1/10 tùy trường.
- Trường senmon (chuyên môn), đại học, cao học: thường cần nộp hồ sơ sớm, tối thiểu 6 tháng trước ngày vào học.
- Khuyến nghị: chuẩn bị hồ sơ nhập học + hồ sơ tài chính trước ít nhất 4-6 tháng để tránh bị trễ COE & visa.
>> Bài viết liên quan:
Điều kiện xuất khẩu lao động nhật bản 2025
Điều kiện xin visa định cư Nhật Bản
3. Hồ sơ xin visa du học Nhật Bản
3.1 Hồ sơ xin cấp COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)
COE là bước trung gian cực kỳ quan trọng: nó không phải trực tiếp “xin visa” nhưng nếu không có COE, việc xin visa sẽ khó hoặc bị từ chối. Quy trình thường là trường Nhật / tổ chức bảo trợ nộp hồ sơ lên Cục Xuất nhập cảnh Nhật (Immigration) thay bạn. Hồ sơ gồm:
- Đơn xin cấp COE (mẫu của cơ quan xuất nhập cảnh)
- Giấy tờ học tập: bằng tốt nghiệp, học bạ, chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có)
- Giấy tờ tài chính: sổ tiết kiệm, giấy xác nhận thu nhập người bảo lãnh, thư bảo lãnh tài chính
- Kế hoạch học tập (Study Plan) do bạn viết hoặc phối hợp với trường
- Ảnh, hộ chiếu (copy), giấy khai sinh, bản sao hộ khẩu hoặc giấy tờ nhân thân khác
Thời gian xử lý COE ở Nhật thường 1–3 tháng tùy ngành, vùng, hồ sơ có đủ không, thời điểm nộp…
3.2 Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Nhật
Sau khi có COE, bạn mang COE (bản gốc hoặc bản điện tử nếu được chấp nhận) + các giấy tờ cá nhân đến ĐSQ/LSQ Nhật tại Việt Nam để xin visa. Hồ sơ gồm:
- Đơn xin visa (theo mẫu)
- Hộ chiếu còn hiệu lực
- Ảnh 4,5cm × 4,5cm
- COE bản gốc / e-COE
- Giấy tờ tài chính (nếu ĐSQ yêu cầu thêm)
- Lệ phí visa (tùy quốc gia)
Thời gian xét visa phổ biến là 5–10 ngày làm việc, nếu hồ sơ rõ ràng. COE thường có hiệu lực 3 tháng kể từ ngày cấp — bạn cần nhập cảnh trước khi thời hạn này hết.
3.3 Thời gian xử lý hồ sơ
- COE: 1–3 tháng (hoặc đôi khi lâu hơn nếu thiếu giấy tờ)
- Visa: 5–10 ngày (nếu không bị yêu cầu bổ sung)
- Nhập cảnh: cần đặt vé máy bay + chuẩn bị chỗ ở trước
4. Quy trình xin visa du học Nhật Bản A–Z
4.1 Các bước cơ bản
Bước 1: Bạn chọn trường, kỳ nhập học và chuẩn bị hồ sơ nhập học.
Bước 2: Trường tại Nhật nộp hồ sơ xin COE cho bạn.
Bước 3: Nhận COE → bạn nộp hồ sơ xin visa du học tại ĐSQ/LSQ Nhật ở Việt Nam.
Bước 4: Khi visa được cấp, bạn đặt vé máy bay → nhập cảnh Nhật.
Bước 5: Tại sân bay Nhật, bạn nhận “dấu nhập cảnh” và thẻ cư trú (在留カード) – nếu nhập cảnh tại sân bay lớn.
4.2 Thủ tục sau khi đến Nhật
- Bạn phải đi đăng ký địa chỉ cư trú ≤ 14 ngày sau khi thuê nhà tại 市役所 / 区役所 (city/ward office).
- Đăng ký My Number (mã số cá nhân) nếu trường hợp được yêu cầu.
- Tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân (NHI) nếu bạn không thuộc diện bảo hiểm riêng (EHI).
- Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký điện thoại, đây là những bước giúp bạn “ổn định” cuộc sống du học.
- Tham gia buổi hướng dẫn đầu khoá của trường (orientation) — nơi bạn được tư vấn về làm thêm, sinh hoạt, luật lệ sinh viên quốc tế.
4.3 Checklist hồ sơ & lưu ý quan trọng
- Ảnh: đúng kích thước, phông nền trắng, chụp gần đây.
- Hộ chiếu: hiệu lực tốt, không rách nát.
- Tên & ngày sinh: phải trùng khớp giữa hộ chiếu, đơn nhập học, COE, visa.
- Không nên nộp nhiều trường trùng kỳ / trùng COE cùng lúc — đôi khi gây rủi ro bị từ chối.
- Giữ liên lạc với trường hoặc tổ chức bảo trợ trong suốt quá trình chờ COE & visa, khi có thay đổi (như địa chỉ, tài chính, tình trạng sức khỏe), cần chủ động báo.
- Hãy lưu bản scan hồ sơ + giấy tờ quan trọng trong máy + gửi email cho người tin cậy, đề phòng mất mát hoặc kiểm tra bất ngờ.
5. Quyền lợi & nghĩa vụ của du học sinh sau khi có visa
5.1 Quyền lợi
- Du học sinh có thể học tập và sống hợp pháp tại Nhật theo chương trình học.
- Nếu tuân thủ luật pháp, được làm thêm hợp pháp (khi có giấy phép làm thêm).
- Có thể xin gia hạn visa hằng năm, miễn là vẫn đáp ứng điều kiện học tập và tài chính.
- Trường + tổ chức du học có thể hỗ trợ tư vấn hướng nghiệp, tìm việc làm thêm…
5.2 Nghĩa vụ
- Duy trì tỷ lệ đi học thường quy (nhiều trường yêu cầu ≥ 80% hoặc hơn).
- Tuân thủ quy định làm thêm: tối đa 28 giờ/tuần trong thời gian học chính thức; thời gian nghỉ dài (summer/winter break) có thể được làm thêm nhiều hơn — nhưng vẫn phải xin giấy phép.
- Báo cáo kịp thời khi thay đổi địa chỉ cư trú, trường học, tình trạng sức khỏe hoặc nếu bạn bỏ học / rời chương trình.
- Đóng bảo hiểm y tế, thuế (nếu có) và tuân thủ luật lao động Nhật Bản nếu làm thêm.
5.3 Vi phạm & hậu quả
- Làm thêm quá giờ, làm lao động không hợp pháp → có thể bị cảnh cáo, phạt, mất tư cách lưu trú hoặc trục xuất.
- Không đăng ký địa chỉ đúng hạn, bỏ học mà không thông báo → ảnh hưởng tới visa & việc gia hạn.
- Không tham gia hoặc đóng bảo hiểm → mất quyền lợi y tế / hỗ trợ nếu ốm đau.
6. Cơ hội sau khi tốt nghiệp
6.1 Chuyển đổi visa du học sang visa lao động
- Sau khi tốt nghiệp, du học sinh có thể xin đổi từ visa “du học” sang các loại visa lao động như: Kỹ sư / Trí thức nhân văn / Quản lý kinh doanh, hoặc visa Kỹ năng đặc định (Specified Skilled Worker – SSW) nếu đáp ứng điều kiện.
- Điều kiện thông thường gồm: bằng cấp phù hợp, job offer hợp lệ, hợp đồng lao động rõ ràng, tiếng Nhật/tiếng Anh theo yêu cầu.
>> Bài viết liên quan:
Chi tiết các loại visa lao động Nhật Bản tại đây
Tìm hiểu về visa đặc định số 2 và khả năng định cư tại Nhật
6.2 Hỗ trợ việc làm từ trường & chính phủ
- Nhiều trường đại học/ senmon Nhật cung cấp “Career Support” (hỗ trợ tìm việc) cho sinh viên quốc tế.
- Chính phủ Nhật và các địa phương có chương trình hỗ trợ việc làm cho du học sinh quốc tế, việc bạn có visa hợp pháp, tiếng Nhật + chuyên môn + kinh nghiệm làm thêm sẽ là lợi thế.
6.3 Lưu ý khi gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú
- Nên chuẩn bị hồ sơ xin đổi tư cách lưu trú trước khi visa hiện tại hết hạn từ 1-2 tháng.
- Thủ tục thực hiện tại Cục Xuất nhập cảnh địa phương, có thể cần: bản sao bằng tốt nghiệp, bảng điểm, thư mời việc làm, giấy phép kinh doanh nếu là khởi nghiệp…
- Giữ hồ sơ học tập, làm thêm, đóng bảo hiểm, đóng thuế (nếu có) đầy đủ — mọi thứ đều là “chứng cứ” tốt để xét hồ sơ.
7. Kết luận
Có thể thấy, việc hiểu rõ quy trình xin visa du học Nhật Bản sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng cách, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót không đáng có. Trong bối cảnh Nhật Bản ngày càng mở cửa đón du học sinh và lao động quốc tế, cơ hội học tập và làm việc tại đây đang rộng mở hơn bao giờ hết.
Hy vọng bài viết sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, giúp bạn tự tin hơn trong hành trình chinh phục giấc mơ du học Nhật Bản
>>> Bài viết liên quan:
Hồ sơ du học Nhật Bản gồm những gì? Check-list chi tiết
Định cư tại Nhật sau du học: Những ngành dễ xin việc làm lâu dài
