1. Bức tranh hiện tại: Du học & nguồn lao động nước ngoài tại Nhật
Trong những năm gần đây, Nhật Bản chứng kiến sự gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng du học sinh lẫn lao động nước ngoài.
- Dựa theo số liệu của Study in Japan, tính đến tháng 5/2024, Nhật Bản có 336.708 du học sinh, tăng hơn 20,6% so với năm trước. Con số này cho thấy sức hút mạnh mẽ của Nhật Bản với người trẻ từ nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam
- Theo công bố của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW) vào tháng 1/2025, tổng số lao động nước ngoài tại Nhật đã đạt 2,3 triệu người, mức cao kỷ lục trong lịch sử.
Bối cảnh này dẫn đến việc xét duyệt hồ sơ visa ngày càng chặt chẽ. Người xin visa du học Nhật Bản cần chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, tránh mắc phải những lỗi cơ bản nhưng lại dễ khiến hồ sơ bị từ chối.
2. Hiểu đúng visa du học Nhật Bản và tiêu chí cốt lõi
Trước khi tìm hiểu các lỗi thường gặp, người nộp cần nắm rõ bản chất của visa du học Nhật Bản cũng như những tiêu chí quan trọng mà cơ quan xét duyệt chú trọng. Thông thường, một bộ hồ sơ sẽ được đánh giá dựa trên ba yếu tố cốt lõi:
- Tư cách lưu trú (COE) và tính hợp pháp của hoạt động học tập,
- Năng lực tài chính và kế hoạch học tập rõ ràng,
- Sự tuân thủ các quy định về làm thêm.
Việc hiểu đúng ba khía cạnh này không chỉ giúp ứng viên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ mà còn hạn chế rủi ro bị từ chối do thiếu sót hoặc nhầm lẫn.
2.1 Visa du học (Student) và COE
Visa du học Nhật Bản được cấp dựa trên COE (Certificate of Eligibility – Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) do Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản ban hành. Đây là minh chứng cho thấy người nộp đơn đủ điều kiện học tập hợp pháp tại Nhật.
2.2 Chứng minh tài chính và kế hoạch học tập
Để hồ sơ được duyệt, ứng viên cần chứng minh:
- Có năng lực tài chính chi trả học phí và sinh hoạt phí trong suốt thời gian học.
- Có kế hoạch học tập rõ ràng: trình bày mục tiêu học tập, lộ trình nghề nghiệp, và lý do chọn Nhật Bản.
Theo hướng dẫn của nhiều trường đại học Nhật Bản, tài liệu tài chính nên bao gồm sao kê ngân hàng trong 6–12 tháng và giấy xác nhận học bổng (nếu có).
2.3 Quy định làm thêm 28 giờ/tuần
Người có visa du học không mặc định được đi làm thêm. Muốn làm, du học sinh cần xin giấy phép Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted. Thời gian làm thêm được giới hạn tối đa 28 giờ/tuần trong kỳ học.
>> Bài viết liên quan: Quy định về việc làm thêm cho du học sinh và thực tập sinh
3. 10 lỗi thường gặp khi xin visa du học tại Nhật
Mặc dù hồ sơ xin visa du học Nhật Bản không quá phức tạp, nhưng nhiều bạn vẫn bị từ chối do mắc những lỗi khá cơ bản. Dưới đây là 10 lỗi phổ biến nhất mà người mới cần lưu ý, kèm giải thích dễ hiểu:
3.1 Thiếu hoặc nhầm lẫn giấy tờ
Đây là lỗi thường gặp nhất. Ví dụ: bạn nộp thiếu bản dịch công chứng, sử dụng mẫu đơn cũ, hoặc chỉ gửi bản chụp mờ, thiếu dấu giáp lai. Những lỗi nhỏ này khiến hồ sơ bị đánh giá là không hợp lệ ngay từ bước đầu.
👉 Mẹo khắc phục: kiểm tra danh mục giấy tờ mới nhất trên website trường hoặc MOFA Japan, chuẩn bị bản gốc và bản dịch rõ ràng, tránh dùng ảnh chụp từ điện thoại.
3.2 Thông tin không nhất quán
Nếu thông tin trong form visa, COE, thư mời nhập học hoặc giấy tờ tài chính không khớp nhau (ví dụ: ngày sinh, tên, số hộ chiếu khác nhau), cơ quan xét duyệt sẽ nghi ngờ tính trung thực của hồ sơ.
Mẹo khắc phục: rà soát mọi giấy tờ trước khi nộp, đảm bảo thống nhất từng con số, từng chữ cái.
3.3 Chứng minh tài chính yếu
Một trong những yêu cầu quan trọng là chứng minh có đủ tài chính chi trả học phí và sinh hoạt. Nếu bạn chỉ mở sổ tiết kiệm ngay trước ngày nộp, hoặc số dư quá thấp, khả năng bị từ chối rất cao. Cơ quan xét duyệt ưu tiên dòng tiền ổn định trong 6–12 tháng hơn là số tiền lớn nhưng xuất hiện đột ngột.
Mẹo khắc phục: chuẩn bị sao kê ngân hàng dài hạn, có giải trình nguồn tiền rõ ràng, kèm giấy xác nhận học bổng (nếu có).
3.4 Kế hoạch học tập chung chung
Rất nhiều bạn chỉ viết vài dòng mơ hồ như “muốn học tiếng Nhật để sau này tìm việc”. Đây không phải là kế hoạch học tập thuyết phục. Nhật Bản muốn thấy bạn có mục tiêu học tập cụ thể và gắn với định hướng nghề nghiệp sau tốt nghiệp.
Mẹo khắc phục: trình bày chi tiết lý do chọn ngành/trường, liên hệ với quá trình học ở Việt Nam, và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng (ví dụ: học tiếng Nhật để vào đại học chuyên ngành IT tại Nhật).
3.5 COE có vấn đề
COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) là nền tảng để xin visa. Nếu COE hết hạn, sai thông tin, hoặc bị mất, hồ sơ visa sẽ bị từ chối ngay.
Mẹo khắc phục: kiểm tra hạn sử dụng của COE (thường có hiệu lực 3 tháng) và nộp hồ sơ kịp thời.
3.6 Tiền sử vi phạm cư trú/ làm thêm
Những bạn đã từng sang Nhật theo diện du học hoặc thực tập sinh nhưng làm quá 28 giờ/tuần, hoặc làm việc chui (shikakugai), sẽ bị lưu lại hồ sơ vi phạm. Khi nộp lại visa, khả năng bị từ chối rất cao.
Mẹo khắc phục: tuân thủ nghiêm túc quy định làm thêm, xin giấy phép trước khi đi làm. Nếu đã từng vi phạm, nên bổ sung thư giải trình và chứng cứ cho thấy bạn đã khắc phục.
3.7 Chọn trường/ khoá học rủi ro
Có những trường tại Nhật bị đánh giá là “rủi ro” do có nhiều du học sinh bỏ học, tỷ lệ đi học thấp hoặc quản lý lỏng lẻo. Nếu bạn nộp hồ sơ vào các trường này, khả năng bị từ chối cao hơn vì cơ quan xét duyệt nghi ngờ mục đích thực học.
Mẹo khắc phục: tìm hiểu kỹ uy tín của trường, ưu tiên những trường có tỷ lệ sinh viên đi học đều và được công nhận chính thức.
3.8 Ảnh hồ sơ không đạt chuẩn
Nhiều bạn chủ quan cho rằng ảnh không quan trọng. Nhưng nếu ảnh nền màu sai, kích thước không đúng (chuẩn là 4,5 cm × 3,5 cm), hoặc ảnh chụp bằng điện thoại mờ, hồ sơ cũng có thể bị trả lại.
Mẹo khắc phục: chụp ảnh tại studio theo chuẩn hộ chiếu/visa, nền trắng, chất lượng rõ nét.
3.9 Lịch sử xuất nhập cảnh bất lợi
Nếu bạn từng bị từ chối visa trước đó nhưng không giải trình nguyên nhân, hoặc có dấu hiệu nhập cảnh rồi ở quá hạn, khả năng tiếp tục bị từ chối rất cao.
Mẹo khắc phục: nếu đã bị từ chối, hãy đợi một thời gian, bổ sung giấy tờ còn thiếu, và nộp lại với hồ sơ đầy đủ, rõ ràng.
3.10 Dùng visa du học như visa lao động
Có nhiều trường hợp dùng visa du học để sang Nhật đi làm, thay vì học. Đây là lỗi rất nghiêm trọng, bởi mục tiêu của visa du học là học tập, còn lao động phải đi theo diện xuất khẩu lao động Nhật Bản hoặc Tokutei Ginō (kỹ năng đặc định).
Mẹo khắc phục: nếu mục tiêu chính là đi làm, hãy chọn đúng loại visa lao động. Nếu đi học, hãy chứng minh mục tiêu học tập rõ ràng và tuân thủ quy định làm thêm
Theo MOFA, khi một hồ sơ bị từ chối, cơ quan lãnh sự không nêu lý do cụ thể, mà chỉ thông báo rằng hồ sơ “không đáp ứng tiêu chí cấp visa”
4. Checklist tự kiểm hồ sơ trước khi nộp
Sau khi đã biết những lỗi thường gặp khi xin visa du học Nhật Bản, bước tiếp theo là tự rà soát lại hồ sơ của chính mình trước khi nộp. Đây là bước quan trọng vì nhiều bạn thường chủ quan nghĩ “đủ giấy tờ là được”, nhưng thực tế mỗi chi tiết nhỏ đều có thể ảnh hưởng đến kết quả.
Để hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối, bạn nên lập một checklist hồ sơ – tức danh sách các hạng mục cần kiểm tra – nhằm đảm bảo mọi giấy tờ đều đúng, đủ và nhất quán. Checklist này sẽ xoay quanh 5 điểm cốt lõi: giấy tờ, tài chính, kế hoạch học tập, quy định làm thêm và tính thống nhất thông tin.
4.1 Giấy tờ cần có
- Đơn xin visa bản mới nhất (theo mẫu MOFA).
- Ảnh thẻ đạt chuẩn hộ chiếu/visa (4,5 cm × 3,5 cm, nền trắng, rõ nét).
- COE còn hiệu lực (không quá 3 tháng kể từ ngày cấp).
- Bản dịch công chứng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh cho các giấy tờ bằng tiếng Việt (bằng cấp, bảng điểm).
4.2 Chuẩn tài chính
- Sao kê ngân hàng ít nhất 6–12 tháng gần nhất để thể hiện dòng tiền ổn định.
- Giấy xác nhận học bổng hoặc giấy bảo lãnh tài chính (nếu có).
- Giải trình nguồn tiền nếu khoản tiền mới được nộp vào tài khoản gần đây.
4.3 Kế hoạch học tập
- Viết rõ ràng mục tiêu học tập: tại sao chọn Nhật, chọn ngành, chọn trường.
- Liên hệ kế hoạch học tập với quá trình học ở Việt Nam hoặc định hướng nghề nghiệp sau tốt nghiệp.
- Nêu cụ thể mong muốn sau khi hoàn thành khóa học (ví dụ: học tiếp lên đại học, hoặc xin việc hợp pháp tại Nhật theo diện Tokutei Ginō).
4.4 Kiểm soát làm thêm
- Kiểm tra lại tình trạng giấy phép làm thêm (Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted).
- Cam kết chỉ làm thêm ≤28 giờ/tuần trong kỳ học.
- Nếu đã từng vi phạm trước đây, chuẩn bị thư giải trình và bằng chứng khắc phục.
4.5 Tính nhất quán thông tin
- Đối chiếu tất cả thông tin: tên, ngày sinh, hộ chiếu, trường học, học phí, người bảo lãnh.
- Đảm bảo không có sự khác biệt giữa form visa, COE, thư mời nhập học và hồ sơ tài chính.
5. Phân biệt du học và xuất khẩu lao động Nhật Bản
Nhiều bạn trẻ khi có ý định sang Nhật thường phân vân giữa việc đi du học hay tham gia chương trình xuất khẩu lao động Nhật Bản. Hai hình thức này có điểm chung là đều giúp bạn đến Nhật và có cơ hội làm việc, nhưng về bản chất lại hoàn toàn khác nhau. Nếu không phân biệt rõ, bạn rất dễ “đi nhầm tuyến”, dẫn đến rủi ro bị từ chối visa hoặc gặp khó khăn khi gia hạn, chuyển đổi tư cách lưu trú.
5.1 Mục đích và hoạt động hợp pháp
Du học (Student visa):
- Mục tiêu chính là học tập. Bạn có thể học tiếng Nhật, học nghề hoặc theo học tại các trường đại học, cao đẳng.
- Được phép làm thêm nhưng chỉ tối đa 28 giờ/tuần và phải xin giấy phép làm thêm (Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted).
- Sau khi tốt nghiệp, nếu muốn ở lại làm việc, bạn cần chuyển sang loại visa phù hợp (ví dụ: Tokutei Ginō – kỹ năng đặc định, hoặc visa lao động theo ngành nghề).
Xuất khẩu lao động Nhật Bản (TTS, Tokutei Ginō):
- Mục tiêu chính là làm việc hợp pháp trong các ngành nghề Nhật đang thiếu nhân lực, chẳng hạn như điều dưỡng, xây dựng, nông nghiệp, nhà hàng – khách sạn.
- Người lao động có hợp đồng trực tiếp với doanh nghiệp Nhật hoặc thông qua nghiệp đoàn.
Quyền lợi và trách nhiệm gắn liền với công việc, không phải học tập toàn thời gian như du học sinh.
Theo Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW), tính đến cuối năm 2024, số lượng lao động nước ngoài tại Nhật đã đạt 2,3 triệu người, mức cao kỷ lục trong lịch sử. Điều này cho thấy nhu cầu tuyển dụng lớn, nhưng không đồng nghĩa bạn có thể “mượn visa du học để đi làm”.
5.2 Rủi ro khi “đi nhầm tuyến”
Một số bạn đăng ký visa du học nhưng thực chất lại có mục đích chính là đi làm. Đây là rủi ro lớn vì:
- Vi phạm tư cách lưu trú: Nếu bị phát hiện bạn đi làm quá số giờ quy định, hoặc bỏ học để làm toàn thời gian, Cục Xuất nhập cảnh có quyền hủy visa ngay.
- Khó gia hạn visa: Khi hồ sơ học tập không tốt (bỏ nhiều buổi, điểm danh thấp), cơ quan xét duyệt sẽ nghi ngờ bạn không có ý chí học tập, từ đó từ chối gia hạn visa.
- Ảnh hưởng đến tương lai: Một khi đã vi phạm, hồ sơ cá nhân sẽ bị lưu lại. Điều này khiến bạn gặp khó khăn khi xin lại visa khác trong tương lai, kể cả visa lao động.
5.3 Gợi ý định hướng đúng cho người Việt Nam
Nếu mục tiêu chính của bạn là học tập và phát triển sự nghiệp lâu dài tại Nhật, hãy tập trung chuẩn bị hồ sơ du học: chứng minh tài chính vững vàng, viết kế hoạch học tập chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt quy định làm thêm.
Nếu mục tiêu của bạn là đi làm ngay để kiếm thu nhập, hãy tìm hiểu các chương trình lao động hợp pháp:
- Thực tập sinh kỹ năng (TITP): phù hợp cho những ai muốn vừa học nghề vừa làm việc.
- Tokutei Ginō (Kỹ năng đặc định): mở ra nhiều cơ hội việc làm cho lao động nước ngoài, đặc biệt trong các ngành thiếu nhân lực.
Nói cách khác, du học và xuất khẩu lao động Nhật Bản là hai con đường khác nhau. Hãy lựa chọn dựa trên mục tiêu thực tế của bản thân để tránh rủi ro “đi sai đường” và tăng cơ hội thành công khi xin visa.
>>Bài viết liên quan: “Visa Thực Tập Sinh Kỹ Năng” (TITP) Khác Gì Với “Visa Tokutei Ginō” (SSW – Kỹ Năng Đặc Định)?
6. FAQ
Đây là phần tổng hợp những thắc mắc thường gặp nhất của du học sinh khi xin visa du học Nhật Bản, kèm câu trả lời dựa trên thông tin từ các cơ quan chính thống.
6.1 Bị từ chối visa có biết lý do cụ thể không?
Không. Theo Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA), khi hồ sơ bị từ chối, cơ quan lãnh sự chỉ thông báo rằng hồ sơ không đáp ứng tiêu chí cấp visa, mà không giải thích chi tiết nguyên nhân.
Điều này có nghĩa là bạn cần tự rà soát lại hồ sơ (giấy tờ, tài chính, kế hoạch học tập) hoặc tham khảo checklist ở mục 4 trước khi nộp lại.
6.2 Có thể làm thêm mà không xin phép không?
Không. Visa du học chỉ cho phép học tập, không bao gồm làm việc. Nếu muốn làm thêm, bạn phải xin giấy phép riêng gọi là Permission to Engage in Activity Other Than That Permitted. Giấy phép này quy định rõ:
- Tối đa 28 giờ/tuần trong kỳ học.
- Tối đa 40 giờ/tuần trong kỳ nghỉ dài (ví dụ: nghỉ hè, nghỉ đông).
Nếu làm việc quá số giờ hoặc không xin phép, bạn có thể bị phạt, thậm chí bị từ chối gia hạn visa trong tương lai.
6.3 Nếu bị từ chối visa, bao lâu mới có thể nộp lại?
Theo MOFA, bạn có thể nộp lại sau 6 tháng kể từ lần từ chối trước. Trong một số trường hợp ngoại lệ (ví dụ: có lý do nhân đạo hoặc sự kiện khẩn cấp), thời gian có thể rút ngắn, nhưng đa số hồ sơ phải chờ đủ 6 tháng. Vì vậy, hãy tranh thủ thời gian này để bổ sung hồ sơ tài chính, viết lại kế hoạch học tập thuyết phục hơn.
6.4 Có cần chứng minh tiếng Nhật khi xin visa không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng trình độ tiếng Nhật tốt sẽ là điểm cộng. Nếu bạn đi theo chương trình học tiếng, trường thường không yêu cầu JLPT. Tuy nhiên, với hệ đại học hoặc sau đại học, có thể cần chứng chỉ JLPT N2 trở lên hoặc chứng nhận năng lực tiếng Anh (TOEFL, IELTS).
6.5 Có thể chuyển từ visa du học sang visa lao động không?
Có. Sau khi tốt nghiệp, bạn có thể chuyển sang các loại visa lao động (ví dụ: Kỹ sư/ Chuyên môn nhân văn/ Quốc tế) hoặc Tokutei Ginō nếu đáp ứng điều kiện. Tuy nhiên, để chuyển đổi thành công, bạn cần:
- Có công ty tại Nhật nhận vào làm việc.
- Công việc phù hợp với ngành học hoặc năng lực đã được chứng minh.
Kết luận
Số lượng du học sinh và lao động tại Nhật đang tăng nhanh, khiến quy trình xét duyệt visa du học Nhật Bản ngày càng khắt khe. Các lỗi tưởng chừng đơn giản như giấy tờ thiếu, tài chính không rõ ràng hay nhầm lẫn giữa “du học” và “lao động” có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích để người đọc có thể tự rà soát hồ sơ, tránh sai sót và nâng cao cơ hội thành công khi xin visa du học tại Nhật.
