1. Thẻ cư trú tại Nhật là gì?
Thẻ cư trú tại Nhật (在留カード – Zairyuu Card) là giấy tờ tùy thân bắt buộc đối với người nước ngoài lưu trú tại Nhật từ 3 tháng trở lên. Theo thông tin từ Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản, thẻ này giúp chứng minh tình trạng lưu trú hợp pháp và cần thiết khi thực hiện các thủ tục như:
- Mở tài khoản ngân hàng
- Thuê nhà
- Đăng ký bảo hiểm
- Nhận trợ cấp xã hội (nếu có)
2. Đối tượng được cấp thẻ cư trú
Không phải ai đến Nhật cũng được cấp thẻ cư trú. Thẻ này chỉ dành cho người nước ngoài có thời gian lưu trú từ 3 tháng trở lên. Thực tập sinh kỹ năng là một trong những nhóm đối tượng chính nằm trong diện này.
Theo Bộ Tư pháp Nhật Bản, có hơn 276.000 thực tập sinh kỹ năng đang sinh sống và làm việc tại Nhật (số liệu đến cuối 2023, theo Nikkei Asia). Việc cấp thẻ cư trú cho nhóm đối tượng này là một phần trong chính sách kiểm soát và quản lý lao động nước ngoài của chính phủ Nhật.
3. Quy trình cấp thẻ cư trú cho thực tập sinh
3.1. Cấp thẻ tại sân bay khi nhập cảnh
Khi thực tập sinh nhập cảnh, thẻ cư trú sẽ được cấp ngay tại sân bay quốc tế như Narita, Haneda, Kansai… Nếu đến qua các sân bay nhỏ, người lao động sẽ được nhận tại cơ quan hành chính địa phương sau khi đăng ký địa chỉ cư trú.
3.2. Đăng ký địa chỉ cư trú
Trong vòng 14 ngày kể từ khi xác định nơi ở, thực tập sinh cần đến văn phòng hành chính địa phương (Shiyakusho hoặc Kuyakusho) để đăng ký địa chỉ. Việc này là bắt buộc, nếu không sẽ bị coi là vi phạm quy định quản lý cư trú.
3.3. Ghi thông tin lên thẻ
Sau khi đăng ký cư trú, địa chỉ của người lao động sẽ được in vào mặt sau thẻ cư trú. Đây là bằng chứng đã hoàn tất nghĩa vụ cư trú đúng luật.
>>Bài viết liên quan: Điều kiện xin Visa định cư Nhật Bản
4. Những điều cần lưu ý khi sử dụng thẻ cư trú tại Nhật
4.1. Nghĩa vụ luôn mang theo
Người nước ngoài, bao gồm cả thực tập sinh, bắt buộc phải mang theo thẻ cư trú mọi lúc. Cảnh sát có thể yêu cầu xuất trình bất kỳ lúc nào. Nếu không mang theo, có thể bị phạt hoặc triệu tập về đồn.
4.2. Khi thay đổi địa chỉ, tư cách lưu trú
Theo luật Nhật, nếu có thay đổi như chuyển nhà, đổi công ty, đổi visa, người lao động phải khai báo trong vòng 14 ngày tại văn phòng địa phương hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.
4.3. Trường hợp bị mất thẻ
Nếu bị mất, cần khai báo ngay với cảnh sát địa phương và xin cấp lại thẻ tại văn phòng Cục xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày. Giấy tờ cần thiết bao gồm:
- Giấy khai báo mất thẻ
- Hộ chiếu
- Ảnh chân dung 3×4
5. Gia hạn và chuyển đổi tư cách lưu trú
5.1. Gia hạn thời gian lưu trú
Trước khi hết hạn thẻ cư trú, thực tập sinh cần làm hồ sơ xin gia hạn. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy xác nhận tiếp tục chương trình thực tập
- Giấy xác nhận công ty tiếp nhận
- Thẻ cư trú cũ và ảnh chân dung
Theo cập nhật mới nhất năm 2025, phí tem thuế gia hạn visa đã tăng từ 4,000 yên lên 6,000 yên kể từ tháng 4/2025.
5.2. Chuyển sang visa Tokutei Ginou
Sau khi hoàn thành chương trình thực tập, thực tập sinh có thể chuyển đổi sang visa kỹ năng đặc định (特定技能) nếu đáp ứng điều kiện như:
- Thi đậu kỳ thi kỹ năng nghề
- Có chứng chỉ tiếng Nhật từ N4 trở lên
>>> Bài viết liên quan: Thực tập sinh kỹ thuật Nhật Bản
5.3. Lưu ý về thời gian
Cần làm thủ tục chuyển đổi visa trước khi thẻ cư trú cũ hết hạn ít nhất 1 tháng để tránh gián đoạn tình trạng cư trú hợp pháp.
6. Cập nhật chính sách và quy định mới nhất (2025)
6.1. Tăng phí xin visa và gia hạn
Như đã nêu, từ tháng 4/2025, phí xin visa và gia hạn đã tăng theo công bố của Bộ Tư pháp Nhật Bản. Người lao động cần chuẩn bị thêm chi phí khi thực hiện thủ tục.
6.2. Điều chỉnh thời gian làm việc
Theo luật lao động, thực tập sinh không được làm thêm quá 28 giờ/tuần nếu không có giấy phép. Làm việc quá quy định có thể ảnh hưởng đến việc gia hạn visa hoặc bị trục xuất.
6.3. Lương tối thiểu tăng
Theo Nikkei Asia, cập nhật thị trường lao động Nhật, từ tháng 10/2025, mức lương tối thiểu tại Tokyo tăng lên 1,150 yên/giờ. Đây là điểm tích cực cho người lao động nhưng cũng đồng nghĩa với yêu cầu cao hơn về hiệu suất công việc.
Kết luận
Thẻ cư trú tại Nhật không chỉ là giấy tờ tùy thân mà còn là “chiếc chìa khóa” bảo vệ quyền lợi hợp pháp của thực tập sinh. Việc hiểu rõ quy trình làm thẻ, thời gian gia hạn, và các cập nhật mới nhất là điều rất quan trọng để bạn không rơi vào tình trạng “cư trú bất hợp pháp” – vốn có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tương lai nghề nghiệp tại Nhật.
