Giới thiệu tổng quan vấn đề
Trong bối cảnh nhu cầu nhân sự tại Nhật Bản gia tăng mạnh trong những năm gần đây, đặc biệt từ thị trường Việt Nam, có rất nhiều bạn trẻ sang Nhật theo diện xuất khẩu lao động Nhật Bản, thực tập sinh kỹ năng, kỹ năng đặc định (SSW) hoặc du học sinh. Theo thống kê mới nhất, Nhật Bản tiếp nhận hàng chục nghìn lao động Việt mỗi năm.
Khi sang Nhật, bên cạnh giấy tờ visa và thẻ cư trú, có ba thủ tục cực kỳ quan trọng bạn nên hoàn thành sớm như mở thẻ ngân hàng tại Nhật, đăng ký SIM/điện thoại Nhật, và đăng ký địa chỉ tạm trú (住民登録). Đây là những bước nền tảng giúp bạn dễ dàng nhận lương, thanh toán sinh hoạt, liên lạc, sử dụng dịch vụ, tham gia bảo hiểm và hợp pháp hóa nơi cư trú.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn tự tin bắt đầu cuộc sống tại Nhật mà không bị “bỡ ngỡ”.
1. Chuẩn bị giấy tờ & thông tin cần thiết trước khi làm thủ tục
1.1. Những giấy tờ bắt buộc bạn cần có
Để thực hiện các thủ tục mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM hay đăng ký tạm trú, bạn cần chuẩn bị:
- Hộ chiếu (passport) còn hiệu lực.
- Thẻ cư trú tại Nhật (在留カード).
- Địa chỉ nơi bạn ở: tên chung cư/kí túc xá, số phòng, mã bưu điện (thông tin này rất cần khi mở tài khoản ngân hàng hay nhận SIM)
- Số điện thoại (nếu đã có) hoặc sắp đăng ký.
- Con dấu cá nhân (inkan / hanko) hoặc chữ ký, đây là yếu tố nhiều ngân hàng yêu cầu.
- Đối với du học sinh: thẻ sinh viên, giấy xác nhận nhập học;
- Đối với thực tập sinh/kỹ năng: hợp đồng lao động hoặc giấy xác nhận của công ty, tuỳ theo yêu cầu ngân hàng.
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sẽ giúp bạn tránh bị từ chối thủ tục hoặc phải quay lại nhiều lần.
1.2. Những khái niệm cơ bản bạn nên hiểu
- Đăng ký địa chỉ (住民登録 – Jūmin Tōroku): đăng ký tạm trú/địa chỉ cư trú tại Nhật, bắt buộc nếu bạn dự định ở lại hơn 3 tháng.
- My Number (マイナンバー): mã định danh cá nhân của bạn tại Nhật, thường được gửi sau khi đăng ký tạm trú. Đây rất quan trọng nếu bạn làm việc, mở tài khoản ngân hàng, khai thuế, bảo hiểm…
- Phân biệt đối tượng: thực tập sinh kỹ năng, người có visa kỹ năng đặc định (SSW), du học sinh, kỹ sư, một số thủ tục hoặc yêu cầu có thể khác nhau tùy loại visa.
2. Cách mở thẻ ngân hàng tại Nhật cho lao động & du học sinh
2.1. Điều kiện & lưu ý khi mở tài khoản
Không phải ai sang Nhật cũng được mở tài khoản ngân hàng “bình thường” ngay. Theo hướng dẫn dành cho người nước ngoài, nếu bạn lưu trú dưới 6 tháng, thường bạn chỉ được mở tài khoản “người không cư trú” với chức năng hạn chế (không rút tiền dễ dàng, không dùng để thanh toán sinh hoạt, không thể chuyển khoản quốc tế dễ dàng).
Với lao động hoặc du học sinh dự định ở lại dài hạn (6 tháng trở lên), có thẻ cư trú và giấy tờ xác minh địa chỉ rõ ràng, bạn có thể mở tài khoản ngân hàng “thường” để nhận lương, rút tiền, thanh toán sinh hoạt, v.v.
Lưu ý: Một số ngân hàng yêu cầu con dấu (hanko), một số khác chấp nhận chữ ký nên nếu bạn chưa có con dấu, bạn chọn ngân hàng linh hoạt (như bưu điện JP Post) sẽ dễ dàng hơn.
2.2. Quy trình mở thẻ ngân hàng tại quầy
Dưới đây là các bước thực hiện phổ biến:
- Chuẩn bị giấy tờ: hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy xác minh địa chỉ (hợp đồng thuê nhà, giấy đăng ký tạm trú, v.v.), con dấu hoặc chữ ký.
- Đến chi nhánh ngân hàng gần nơi bạn ở, công ty hoặc trường học.
- Điền đơn đăng ký — nhân viên có thể giúp nếu bạn chưa rành tiếng Nhật.
- Nộp khoản tiền đặt cọc nhỏ (ví dụ 100 yên) nếu ngân hàng yêu cầu.
- Sau khi xét duyệt, nhận sổ tài khoản và thẻ ATM; nhiều ngân hàng gửi thẻ qua bưu điện (thường vài ngày đến 1–2 tuần).
Nếu bạn chưa đăng ký tạm trú hoặc chưa đủ điều kiện lưu trú dài hạn, bạn có thể cân nhắc mở loại tài khoản “tiền gửi cho người không cư trú”. Tuy nhiên tính năng hạn chế như đã nói ở phần trên.
2.3. Mở tài khoản ngân hàng online
Một số ngân hàng hoặc ngân hàng trực tuyến (như ngân hàng online, ngân hàng cho người nước ngoài) cho phép đăng ký online, loại hình này đặc biệt thuận tiện nếu bạn đã có địa chỉ tạm trú, SIM điện thoại và giấy tờ cần thiết. Quy trình thường là upload ảnh giấy tờ, điền thông tin, rồi chờ xét duyệt.
Đây là lựa chọn phù hợp với người mới sang Nhật, chưa muốn đi chi nhánh trực tiếp hoặc muốn tiết kiệm thời gian.
2.4. Bảo mật & sử dụng thẻ ngân hàng an toàn
Sau khi có thẻ ngân hàng, bạn nên:
- Giữ bí mật, không chia sẻ thẻ, số tài khoản, mã PIN, mã OTP cho người khác, kể cả bạn cùng phòng.
- Theo dõi các giao dịch: dùng Internet Banking hoặc app ngân hàng để kiểm tra thường xuyên.
- Cẩn trọng với các cuộc gọi/ tin nhắn yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân, đã có khá nhiều trường hợp lừa đảo xảy ra.
Thẻ ngân hàng là “công cụ sống còn” để nhận lương, thanh toán chi phí, gửi tiền về Việt Nam, do đó nên bảo mật tối đa với các thông tin cần thiết.
3. Cách đăng ký SIM điện thoại tại Nhật
3.1. Các loại SIM & dịch vụ viễn thông tại Nhật
Khi sống tại Nhật, có rất nhiều loại SIM, bạn có thể lựa chọn. Dưới đây là một số hình thức:
- SIM trả sau (契約, postpaid): thường từ các nhà mạng lớn như Docomo, au, SoftBank. Gói cước ổn định, nhưng yêu cầu thẻ ngân hàng/thẻ tín dụng, địa chỉ tạm trú, hợp đồng dài hạn.
- SIM trả trước (プリペイド) hoặc SIM từ nhà mạng giá rẻ (MVNO): như Rakuten Mobile, LINEMO, IIJmio, v.v. — thường linh hoạt hơn với người nước ngoài, không cần cam kết dài và dễ đăng ký.
Với người mới sang Nhật (thực tập sinh, du học sinh), SIM trả trước hoặc MVNO thường là lựa chọn hợp lý hơn để linh hoạt.
>>> Bài viết liên quan: Cách đăng ký SIM điện thoại tại Nhật Bản cho người mới đến
3.2. Giấy tờ & điều kiện đăng ký SIM
Để đăng ký SIM (dù trả trước hay trả sau), bạn thường cần:
- Thẻ cư trú (在留カード) + hộ chiếu.
- Địa chỉ cư trú hợp pháp (tốt nhất là đã đăng ký tạm trú).
- Thẻ ngân hàng / thẻ tín dụng (đối với SIM trả sau).
- Với SIM trả trước hoặc MVNO: đôi khi chỉ cần hộ chiếu + thẻ cư trú + địa chỉ.
Nếu bạn chưa đăng ký tạm trú, một số nhà mạng có thể từ chối — nên ưu tiên làm thủ tục tạm trú trước.
>>> Bài viết liên quan: 5 công ty điện thoại lớn tại Nhật
3.3. Thủ tục đăng ký SIM tại cửa hàng
- Đến cửa hàng nhà mạng, cửa hàng điện máy (như Bic Camera, Yamada Denki), hoặc các cửa hàng chuyên SIM.
- Xuất trình giấy tờ, điền form hợp đồng.
- Nếu đăng ký gói trả sau: chuẩn bị thẻ ngân hàng hoặc thẻ tín dụng để đăng ký thanh toán tự động.
- Sau khi xét duyệt, bạn nhận SIM, lắp vào điện thoại, cài đặt (nếu cần).
3.4. Đăng ký SIM online & kích hoạt
Một số nhà mạng/MVNO cho phép đăng ký online, bạn upload ảnh giấy tờ, điền địa chỉ, nhận SIM qua bưu điện, lắp vào máy rồi kích hoạt. Đây là phương án dễ dàng, tiện lợi nếu bạn mới sang và chưa quen với thủ tục tại cửa hàng.
3.5. Hủy hợp đồng, chuyển mạng và những điều cần biết
- Nếu bạn dùng SIM trả sau, chú ý cam kết hợp đồng thường 1–2 năm, trường hợp hủy sớm có thể mất phí.
- Hệ thống chuyển mạng giữ số (MNP) cho phép bạn giữ số điện thoại khi đổi nhà mạng, thuận tiện nếu muốn chuyển sau khi ổn định.
- Việc chọn SIM phù hợp giúp bạn dễ dàng liên lạc với công ty, trường học, người thân ở Việt Nam và thuận tiện nhận thông báo, mã OTP ngân hàng, thông báo bảo hiểm, v.v.
4. Hướng dẫn đăng ký địa chỉ tạm trú (住民登録) tại Nhật
4.1. Tại sao đăng ký tạm trú là bắt buộc
Theo quy định tại Nhật Bản, mọi người nước ngoài có thẻ cư trú và sống tại Nhật trên 3 tháng đều phải thực hiện đăng ký tạm trú tại văn phòng hành chính địa phương (市役所 / 区役所) trong vòng 14 ngày kể từ khi đến nơi ở mới.
Nếu bạn chưa đăng ký, bạn không thể nhận được giấy chứng nhận cư trú (住民票), ảnh hưởng đến việc mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM, tham gia bảo hiểm y tế, My Number…
4.2. Quy trình đăng ký địa chỉ tạm trú tại văn phòng hành chính địa phương
- Tìm văn phòng hành chính địa phương phụ trách nơi bạn ở
- Chuẩn bị: thẻ cư trú, hộ chiếu, hợp đồng thuê nhà/ ký túc, địa chỉ chi tiết.
- Đến quầy, lấy số thứ tự, khai đơn “đăng ký xuất nhập cư” (転入届). Bạn có thể nhờ người quen hoặc công ty hỗ trợ nếu chưa rành tiếng Nhật.
- Nộp đơn, chờ xét, thường quy trình nhanh tầm 30 phút đến 1 giờ.
- Sau khi đăng ký, bạn sẽ được cấp “bản sao giấy chứng nhận cư trú” (住民票). Giấy tờ này rất quan trọng cho các thủ tục khác.
4.3. Lý do nên đăng ký sớm & liên quan tới bảo hiểm và My Number
Sau khi đăng ký tạm trú, dưới đây là một số giấy tờ bạn có thể tiếp tục tiến hành:
- Tham gia bảo hiểm y tế quốc dân / bảo hiểm xã hội nếu điều kiện phù hợp.
- Nhận My Number, mã số định danh cá nhân, dùng cho nhiều thủ tục như thuế, y tế, ngân hàng…
- Có giấy tờ hợp pháp để mở thẻ ngân hàng, đăng ký SIM, thuê nhà, làm việc…
Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể gặp khó khăn hoặc bị từ chối khi thực hiện các thủ tục dân sự quan trọng tại Nhật.
5. Lộ trình thực hiện các thủ tục trong 1–2 tuần đầu khi sang Nhật
Để bạn dễ hình dung, dưới đây là gợi ý thứ tự và thời gian hợp lý nên làm khi mới sang Nhật:
| Thời gian | Việc cần làm |
| Ngày 1–3 | Ổn định chỗ ở, nhận hợp đồng thuê nhà / ký túc xá, ghi lại địa chỉ chi tiết |
| Ngày 3–7 | Đi đăng ký tạm trú (住民登録) tại cơ quan hành chính địa phương |
| Ngày 5–10 | Mở tài khoản ngân hàng tại Nhật (nên chọn ngân hàng gần nơi ở + hỗ trợ người nước ngoài) |
| Ngày 7–12 | Đăng ký SIM/ điện thoại Nhật để có số điện thoại Nhật dùng cho ngân hàng, công ty, liên lạc |
| Sau khoảng 1–2 tuần | Kiểm tra My Number, bảo hiểm y tế; hoàn tất các thủ tục cần thiết để ổn định cuộc sống |
Việc thực hiện sớm các bước này giúp bạn bắt đầu làm việc, nhận lương, thanh toán sinh hoạt, liên lạc, tham gia bảo hiểm… nhanh chóng — tránh các phiền phức phát sinh.
6. Kết luận
Việc nắm rõ quy trình mở thẻ ngân hàng tại Nhật, đăng ký SIM điện thoại, và đăng ký địa chỉ tạm trú là những bước nền tảng bắt buộc đối với bất kỳ ai sang Nhật theo diện xuất khẩu lao động Nhật Bản, thực tập sinh, kỹ năng đặc định, du học sinh hay các diện visa trung – dài hạn khác. Khi hoàn thành sớm các thủ tục này, bạn sẽ dễ dàng hòa nhập vào môi trường sống mới, thuận lợi nhận lương, sử dụng dịch vụ công, tham gia bảo hiểm, đồng thời hạn chế những rủi ro pháp lý không đáng có.
Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin thiết thực và dễ hiểu, giúp bạn tự tin hơn trong quá trình xử lý các thủ tục hành chính quan trọng trên hành trình học tập, làm việc và xây dựng cuộc sống tại Nhật Bản. Chúc bạn sớm đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình và khởi đầu một chặng đường mới thật suôn sẻ!
