1. Giới thiệu
Du học Nhật Bản đang ngày càng được lựa chọn nhiều bởi sinh viên Việt Nam, nhờ môi trường giáo dục chất lượng cao và cơ hội làm thêm, thực tập hấp dẫn. Theo thông tin mới nhất, Nhật Bản công nhận hàng năm tiếp nhận hàng ngàn sinh viên quốc tế vào học các bậc tiếng Nhật, cao đẳng, đại học và sau đại học.
Tuy nhiên, để hành trình du học thành công, việc chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản (du học Nhật, du học Nhật Bản, các giấy tờ du học Nhật) là bước then chốt. Bài viết này sẽ đưa ra checklist chi tiết mọi loại giấy tờ cần thiết, lưu ý mới nhất và các kinh nghiệm để bạn tối ưu cơ hội được chấp thuận, phù hợp với người lao động, du học sinh hoặc người đang sinh sống tại Nhật.
>> Bài viết liên quan: Điều kiện xin visa định cư Nhật Bản
2. Tổng quan các loại hồ sơ & quy trình du học Nhật Bản
Trước khi bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ cụ thể, bạn cần hiểu rõ mục đích, lộ trình và cấu trúc của bộ hồ sơ du học Nhật Bản. Mỗi loại hồ sơ không đơn thuần là giấy tờ, mà là bằng chứng thể hiện năng lực học tập, sự chuẩn bị tài chính và mục tiêu học tập rõ ràng của bạn tại Nhật.
Theo thống kê của Cơ quan Hỗ trợ Du học Nhật Bản (JASSO) năm 2024, có hơn 392.000 sinh viên quốc tế đang theo học tại Nhật, trong đó Việt Nam là nước đứng thứ 2 với gần 52.000 du học sinh. Điều này cho thấy Nhật Bản là điểm đến đáng mơ ước, nhưng đồng thời cũng đi kèm yêu cầu hồ sơ chặt chẽ, minh bạch và hợp lệ.
Vì vậy, hiểu đúng các loại giấy tờ cần có và thứ tự các bước làm hồ sơ không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn tăng đáng kể tỷ lệ được cấp visa du học.
2.1 Các hệ du học Nhật Bản phổ biến
Trước hết, bạn cần xác định rõ mình sẽ theo học chương trình nào tại Nhật vì mỗi chương trình sẽ yêu cầu bộ hồ sơ khác nhau về bằng cấp, thời gian, và trình độ tiếng Nhật.
- Trường Nhật ngữ (Senmon Gakko): Dành cho người chưa có tiếng Nhật, học từ 1–2 năm để lấy N2, N1 trước khi thi vào đại học/cao đẳng.
- Chương trình cao đẳng/đại học (College / University): Yêu cầu có bằng tốt nghiệp THPT hoặc tương đương, một số trường yêu cầu thi EJU.
- Học nghề (Kosen, Senmon): Chú trọng đào tạo thực hành, yêu cầu bằng THPT, có thể học sau khi hoàn tất khóa tiếng.
- Chương trình sau đại học (Thạc sĩ, Tiến sĩ): Cần có bằng đại học trở lên, thường yêu cầu năng lực tiếng Nhật tương đương JLPT N2 trở lên.
Việc hiểu đúng chương trình học không chỉ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ học thuật phù hợp, mà còn tác động trực tiếp đến nội dung kế hoạch học tập, một yếu tố quan trọng trong xét duyệt COE.
2.2 Quy trình chuẩn bị hồ sơ du học Nhật
Quy trình nộp hồ sơ du học Nhật thường chia thành 4 bước chính:
Bước 1: Nộp hồ sơ nhập học cho trường tại Nhật
- Bao gồm giấy tờ cá nhân, học thuật, chứng chỉ tiếng, lý do du học, kế hoạch học tập
- Trường xét hồ sơ, yêu cầu bổ sung nếu cần
- Nếu đạt yêu cầu, trường sẽ tiến hành nộp đơn xin COE cho bạn tại Nhật
Bước 2: Xin COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú)
- Trường sẽ đại diện nộp hồ sơ xin COE tại Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật
- Thời gian xét duyệt: khoảng 1–2 tháng
- Nếu COE được cấp, sẽ gửi bản gốc về cho du học sinh
Bước 3: Nộp hồ sơ xin visa tại Việt Nam
- Nộp tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật
- Hồ sơ gồm: hộ chiếu, ảnh, COE, thư nhập học, giấy tờ tài chính,…
- Thời gian xét duyệt visa: 5–7 ngày làm việc
Bước 4: Chuẩn bị xuất cảnh & nhập học tại Nhật
- Chuẩn bị các giấy tờ quan trọng, vé máy bay, hành lý
- Đăng ký nhập cảnh & lưu trú tại Nhật
- Bắt đầu chương trình học theo kế hoạch
Từ bước 1 đến bước 4 có thể kéo dài 3–6 tháng, vì vậy bạn nên bắt đầu chuẩn bị hồ sơ sớm nhất có thể.
Theo Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam, sau khi trường tiếp nhận hồ sơ sẽ đại diện bạn nộp đơn xin COE tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản; khi COE được chấp thuận, bạn sẽ nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật ở Việt Nam.
2.3 Những cập nhật mới nhất về quy định hồ sơ
2.3.1. Tăng cường kiểm tra y tế & sức khỏe
Theo thông báo mới của Bộ Y tế Nhật Bản từ 2025, du học sinh từ Việt Nam và một số quốc gia có tỷ lệ lao phổi cao sẽ cần có giấy xác nhận âm tính với bệnh lao, theo chương trình JPETS. Điều này yêu cầu bạn bổ sung phiếu chụp X-quang phổi và giấy khám tổng quát trước khi xuất cảnh.
2.3.2. Siết chặt hồ sơ tài chính & mối quan hệ bảo lãnh
Các trường và cơ quan xét duyệt Nhật ngày càng kiểm tra chặt chẽ về nguồn tiền trong sổ tiết kiệm, năng lực thu nhập của người bảo lãnh, và mối quan hệ huyết thống rõ ràng.
Nếu phát hiện dấu hiệu giả mạo, trùng thông tin giữa nhiều bộ hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ “bảo lãnh thuê”, hồ sơ có thể bị từ chối COE.
2.3.3. Ứng dụng công nghệ số & đăng ký online
Một số trường và cơ quan hỗ trợ du học đã bắt đầu thử nghiệm nộp hồ sơ online, scan tài liệu, đăng ký visa qua mã QR để tăng tốc độ xét duyệt và giảm sai sót.
3. Checklist hồ sơ cá nhân
Dưới đây là chi tiết các giấy tờ cá nhân và học thuật bạn cần chuẩn bị — tốt nhất nên phục vụ bản gốc + bản công chứng / photo.
| Loại giấy tờ | Yêu cầu / ghi chú | Số lượng đề nghị |
| Hộ chiếu bản gốc (còn hạn tối thiểu 6 tháng) | Nhiều trường yêu cầu hộ chiếu có hiệu lực ít nhất 6 tháng tiếp theo | 1 bản gốc + 1–2 bản copy |
| Ảnh thẻ | Kích thước phổ biến: 3×4 cm, 4,5×4,5 cm; chụp mới nhất (3–6 tháng) | 8–12 tấm (tùy trường) |
| Giấy khai sinh | Photo công chứng, nên công chứng gần thời điểm nộp hồ sơ | 2 bản copy + bản gốc |
| CMND / CCCD / giấy chứng minh nhân dân | 2 mặt trên 1 tờ A4, công chứng | 2 bản |
| Sổ hộ khẩu / giấy xác nhận cư trú | Nếu bảo lãnh không cùng hộ khẩu, cần thêm giấy tờ chứng minh quan hệ | 1 bản gốc + copy |
| Bằng tốt nghiệp / giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời | Tùy hệ (THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học) | 1 gốc + 2 bản công chứng |
| Học bạ / bảng điểm | Hệ học phổ thông hoặc hệ chuyên môn (CĐ, ĐH) | 1 gốc + 2–3 bản công chứng |
| Chứng chỉ ngoại ngữ / tiếng Nhật (JLPT, EJU, TOEFL, v.v.) | Nếu trường yêu cầu | Copy công chứng |
| Giấy tờ người bảo lãnh (nếu có) | CMND, sổ hộ khẩu, thu nhập, mối quan hệ … | Copy công chứng |
Lưu ý quan trọng: Đối với các trường trong giấy tờ như tên, ngày sinh, địa chỉ, chữ ký giữa các giấy tờ phải khớp nhau tuyệt đối, sai lệch nhỏ có thể khiến hồ sơ bị loại. Ngoài ra, bản photo công chứng phải rõ mặt, rõ số và được công chứng trong vòng 6 tháng trước ngày nộp.
Ví dụ: giấy khai sinh yêu cầu có số hiệu & số quyển rõ ràng ở góc phải trên cùng.
4. Hồ sơ tài chính & đảm bảo tài chính
Trong toàn bộ hồ sơ du học Nhật Bản, phần tài chính được xem là yếu tố quan trọng bậc nhất để quyết định bạn có được cấp COE và visa hay không. Khác với các loại giấy tờ cá nhân và học thuật vốn mang tính liệt kê, hồ sơ tài chính lại đòi hỏi tính minh bạch, hợp pháp và ổn định cao.
Việc chứng minh năng lực tài chính không chỉ để thuyết phục trường học hoặc Đại sứ quán rằng bạn có đủ khả năng chi trả học phí và sinh hoạt phí trong thời gian học tại Nhật, mà còn để xác nhận bạn không có ý định cư trú bất hợp pháp, lao động chui hay phụ thuộc tài chính vào nguồn không rõ ràng.
Nhiều hồ sơ bị từ chối cấp COE chỉ vì số dư tài khoản không hợp lý, không khớp với thu nhập của người bảo lãnh, hoặc thời gian gửi tiền vào tài khoản quá ngắn — dẫn đến nghi ngờ là “sổ vay mượn”. Thậm chí, có trường hợp bị từ chối visa do sử dụng giấy tờ giả, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ xin lại sau này.
Vì vậy, chuẩn bị kỹ càng, chính xác và trung thực cho phần tài chính là cách tốt nhất để nâng cao tỷ lệ đậu hồ sơ du học Nhật Bản. Dưới đây là những thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ tài chính, cùng các lưu ý quan trọng khi nộp.
4.1 Loại giấy tờ tài chính thường cần
Khi chuẩn bị hồ sơ tài chính để xin COE và visa du học Nhật Bản, bạn cần cung cấp một bộ giấy tờ chứng minh khả năng chi trả học phí và sinh hoạt phí trong suốt thời gian học tại Nhật. Đây là phần hồ sơ có tính chất pháp lý cao, cần độ chính xác và minh bạch tuyệt đối. Dưới đây là các loại giấy tờ phổ biến và thường được yêu cầu:
- Sổ tiết kiệm / xác nhận số dư (thường từ 500 – 700 triệu VNĐ): Sổ tiết kiệm nên được mở ít nhất từ 3 tháng trước ngày nộp hồ sơ, với số dư duy trì ổn định.
- Sao kê ngân hàng 6 tháng gần nhất / bảng lương / hợp đồng lao động của người bảo lãnh
- Giấy xác nhận thu nhập ổn định, thuế, giấy phép kinh doanh (nếu kinh doanh)
- Tài sản bổ sung (nếu cần): Trong một số trường hợp, nếu bạn không đủ mạnh về số dư ngân hàng hoặc muốn tăng độ tin cậy cho hồ sơ tài chính, bạn có thể nộp thêm các giấy tờ chứng minh tài sản như sổ đỏ, nhà đất, cổ phần,…
4.2. Nguyên tắc cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ tài chính
Ngoài các loại giấy tờ kể trên, quá trình chuẩn bị hồ sơ tài chính cần tuân thủ các nguyên tắc sau để đảm bảo được chấp thuận và tránh rủi ro không đáng có:
- Thông tin tài chính phải minh bạch, định dạng chuẩn
- Thời điểm mở sổ nên trước ngày nộp hồ sơ tối thiểu 3 tháng
- Ưu tiên người bảo lãnh có quan hệ huyết thống rõ ràng
- Mọi giấy tờ tài chính phải hợp pháp & công chứng đúng chuẩn
- Không sử dụng sổ tiết kiệm mượn tên / giấy tờ giả
5. Hồ sơ xin COE & visa du học Nhật Bản
5.1 Hồ sơ xin COE tại Nhật
COE — viết tắt của Certificate of Eligibility — là giấy chứng nhận tư cách lưu trú do Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp. Đây là bằng chứng xác nhận bạn đủ điều kiện nhập cảnh vào Nhật với mục đích học tập, và là điều kiện tiên quyết để được cấp visa.
Theo quy định của Đại sứ quán Nhật tại Việt Nam, bạn không thể tự nộp hồ sơ xin COE, mà phải được trường bạn đăng ký theo học tại Nhật đứng ra nộp thay tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
Để xin COE, hồ sơ cần bao gồm:
- Đơn xin COE: Thường theo mẫu của Cục xuất nhập cảnh Nhật, điền đầy đủ thông tin cá nhân, mục đích lưu trú, thời gian học,…
- Giấy lý do du học (留学理由書): Một bản trình bày chi tiết về mục tiêu học tập, lý do chọn Nhật Bản, dự định nghề nghiệp trong tương lai sau khi học xong.
- Bộ hồ sơ cá nhân & học thuật (như đã trình bày ở mục 3)
- Hồ sơ tài chính (mục 4): chứng minh năng lực tài chính để theo học
- Kế hoạch học tập và kế hoạch sinh sống tại Nhật: thường do bạn soạn, hoặc nhà trường hỗ trợ soạn theo mẫu
Thời gian xét duyệt COE thường mất từ 1–2 tháng, tùy vào thời điểm và lượng hồ sơ tiếp nhận. Khi được cấp, COE sẽ gửi bản gốc về Việt Nam để bạn sử dụng trong quá trình xin visa.
5.2 Xin visa du học tại Việt Nam
Sau khi có COE, bạn tiếp tục nộp hồ sơ visa du học tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật. Hồ sơ visa thường gồm:
- Hộ chiếu bản gốc
- Ảnh thẻ (kích thước 4,5 × 4,5 cm)
- COE bản gốc
- Thư nhập học của trường
- Giấy tờ tài chính
- Tờ khai visa (có mẫu QR hoặc không QR)
Địa điểm nộp hồ sơ:
- Đại sứ quán Nhật tại Hà Nội
- Tổng lãnh sự quán Nhật tại TP. HCM (tùy nơi đăng ký cư trú)
6. Kết luận
Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ du học Nhật Bản không chỉ giúp bạn tránh được sai sót trong quá trình xin COE và visa, mà còn thể hiện sự nghiêm túc và sẵn sàng cho hành trình học tập tại một quốc gia có tiêu chuẩn khắt khe như Nhật Bản.
Mỗi giấy tờ trong bộ hồ sơ du học từ tài chính, học vấn, lý do du học đến giấy tờ nhập cảnh, đều đóng vai trò then chốt. Chỉ cần một chi tiết không hợp lệ hoặc thiếu sót nhỏ cũng có thể khiến toàn bộ quá trình bị đình trệ. Vì vậy, việc nắm bắt đúng thông tin, chuẩn bị có kế hoạch và kiểm tra kỹ từng bước là điều không thể xem nhẹ.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn đầy đủ, chi tiết và thực tế về toàn bộ checklist hồ sơ du học Nhật Bản. Dù bạn đang ở giai đoạn tìm hiểu, bắt đầu chuẩn bị hay đã gần hoàn thiện hồ sơ, thông tin trong bài viết sẽ là nền tảng hữu ích giúp bạn tự tin hơn trong hành trình du học sắp tới.
Tham khảo thêm thông tin và các bài viết chuyên sâu khác tại:
https://jobcirclenippon.vn/column
